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Assurer des réunions Plan de Prévention dans un contexte de pandémie

Voilà un an que nos entreprises doivent fonctionner avec la contrainte sanitaire du fait de la Covid-19.

Dans les premiers mois certaines usines ont été jusqu’à suspendre toutes leurs activités de maintenance, tous leurs projets de revamping ou d’optimisation de leur site.

Sauf qu’une usine qui ne tourne pas, au-delà du manque à gagner énorme, c’est une catastrophe pour l’outil de production; un envol des coûts, des plannings et des temps d’arrêts de production.

Rapidement, nous avons tous compris qu’il fallait, en prenant toutes les précautions sanitaires, reprendre les travaux pour ne pas empirer la situation déjà bien compliquée pour la plupart des sites industriels.

Nous avons donc tous dû : 

o   Préparer des PdP co-rédigés par les Entreprises Utilisatrices et les Entreprises Intervenantes ;

o  Faire des réunions PdP (Inspection Commune Préalable) dans le respect des gestes barrières…

o  Et pour beaucoup, arbitrer entre priorité sanitaire et réglementation sécurité.

Trouver l’équilibre entre contraintes sanitaires, règlementation sécurité et objectifs de performances

Diagramme illustrant l'interaction entre la règlementation des Plans de Prévention, les contraintes sanitaires et les objectifs de performance. Les 3 paramètres sont fortement liés les uns aux autres et ne devraient pas être traités séparément !

Deux témoignages qui reflètent bien des problématiques auxquelles vous avez pu être confrontés :

–    P. Henry – Responsable HSE :

« Dans l’esprit de la réglementation, on a pris l’habitude de réunion avec les acteurs du Plan de Prévention pour une co-rédaction (donneur d’ordre de la maintenance, préventeur, entreprises extérieures). Or, avec les gestes barrières, nombreux sont en télétravail; je dois éviter de les réunir. Plus gênant : nos outils informatiques nous limitent !! (Nous ne disposons que d’échange de mails assez fastidieux pour le suivi. Et la traçabilité des validations et signatures sont laborieuses) »

–    A. Sanchez – Préventeur :

« Lors des réunions PdP je dois réunir fréquemment 10 à 15 personnes :

 ·  J’ai l’obligation règlementaire de faire visiter le chantier (ICP)

 ·  Nos salles de réunion à cause du COVID et de la distanciation ont des capacités qui sont passées de 20 à 8 personnes ! Je dois donc réorganiser la réunion en 2 voire 3 sessions avec des groupes de participants. Au niveau réglementation Plan de Prévention je sais que je suis limite car le sujet de la coactivité est théoriquement à aborder en présence de tous.

 ·  J’ai pensé à la visioconférence mais le sujet des signatures du PdP et de la visite du chantier restent un casse-tête !»

Alors, comment faire ? Optez pour la digitalisation lorsque cela est possible

Alors que les dispositions d’urgences sanitaires ont été rapidement mises en place, les mises à jour de la réglementation sécurité pour les Plans de Prévention se font attendre.

On constate ainsi qu’en 2020 de nombreux grands groupes industriels ont dû simultanément relancer la production, relancer les opérations de maintenance, respecter les règles sanitaires et respecter la réglementation sur les plans de prévention

Face à ces quatre types de contraintes, ils ont forcément dû faire preuve de bon sens et aller davantage dans l’esprit des textes plutôt que dans une application stricte qui amène forcément à des incohérences.

Les textes liés à la rédaction d’un plan de prévention n’ont pas été pensés pour être appliqués en pleine pandémie mondiale !

Voilà quelques exemples d’actions concrètes qui ont été menées, qui sont peut-être discutables, mais qui nous paraissent sensées et suffisamment robustes juridiquement :

–      Utiliser les visioconférences pour les réunions Plan de Prévention

–      Prouver la présence effective de tous pendant la visioconférence (gare à ceux qui se connectent et qui font autre chose 😉)

–      Utiliser massivement les supports de visite « image, vidéo… »

–      Utiliser un logiciel de digitalisation des Plans de prévention pour :

 · Une co-rédaction dynamique en télétravail ou en distanciel, avec tous les acteurs des entreprises utilisatrices et entreprises Intervenantes

 · Avoir recours à des signatures électroniques européennes certifiées eIDAS

Envie d’opter pour une gestion dématérialisée et collaborative de vos plans de prévention ?

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